Tầm quan trọng của kệ sắt để hồ sơ

Kệ sắt để hồ sơ là sự lựa chọn hoàn hảo giảm bớt công việc quản lý, theo dõi hồ sơ chứng từ cho người nhân viên văn phòng, nhân viên kho lưu trữ. Kệ sắt để hồ sơ thích hợp cho việc lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, chứng từ, hóa đơn, .... một cách khoa học mang lại hiệu quả làm việc cho người sử dụng, tra cứ tìm kiếm nhanh chóng và chính xác nhất.

kệ sắt 3 tầng

Lưu trữ hồ sơ công việc tưởng chừng khá đơn giản song không phải vậy, đòi hỏi nhà quản trị phải có phương pháp, phương tiện hợp lý để việc lưu trữ tốt nhất, giúp bảo quản hồ sơ để các cấp quản trị có thể sử dụng lâu dài.

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau:
Hồ sơ: là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
-  Có hai loại hồ sơ: Hồ sơ hoàn chỉnh và hồ sơ không hoàn chỉnh
  +  Hồ sơ hoàn chỉnh là tập hợp các văn bản tài liệu phản ánh quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc một sự việc vấn đề.
  +  Hồ sơ không hoàn chỉnh: là tập văn bản, tài liệu có cùng đặc điểm về thể loại hoặc thời gian, nhưng không có quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc.
Theo quy định của Luật Lưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau 01 năm kể từ năm công việc có liên quan đến văn bản kết thúc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành).

kệ sắt 4 tầng

Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì rằng công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan.

Vì vậy việc lưu trữ hồ sơ là rất quan trọng đối với mọi công việc, để thuận tiện cho mọi công việc thì chọn kệ lưu trữ hồ sơ cũng là một công việc quan trọng không kém. Kệ sắt để hồ sơ giúp bạn lưu trừ hồ sơ một cách ngăn nắp khoa học trật tự, giúp bạn tìm thấy hồ sơ tài liệu một cách dễ dàng đơn giản . Với thời tiết nóng ẩm như ở nước ta thì việc chọn kệ sắt để hồ sơ với chất liệu sắt giúp hồ sơ tài liệu thông thoáng tránh ẩm mốc làm hỏng hồ sơ tài liệu. Các kệ đựng hồ sơ cũng được lựa chọn sao cho có thể chịu được trọng tải đáp ứng với các hồ sơ tài liệu chứa, các hồ sơ tài liệu lưu trữ thường được cho vào hòm vào hộp nên có trọng tải lớn nên phải chọn loại  kệ đáp ứng được trọng tải tránh đổ sập gây tai nạn cho nhân viên lưu trữ .